环境保护档案管理的现状与展望
引言
随着市场经济的发展，环境污染已成为社会各界越来越关心的热点问题，因此，环境保护工作的重要意义也越来越被人们所认识。与此同时，在环保工作中形成的环保档案也越来越凸现出其重要性。
环保档案是中央和地方环境保护机构在环境管理、监测、科研、宣传、教育、新闻、出版等环境保护活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是环境管理活动决策的重要依据和凭证，是制订环境规划和标准的重要依据，是正确进行环境评价、开展环境科研工作的必要条件，是传递、交流、宣传环保技术信息的重要工具，同时是我国环保事业的重要组成部分，因此环保档案的重要地位是不可忽视的。
1 发展现状
环保档案管理工作随着环保事业的发展和科学技术的进步，出现了前所未有的变化。首先，档案的载体不再以传统的纸质为主，出现了电子文件、多媒体光盘等多种形式的载体。如环保部门内部文件的起草、签发、催办等运作过程都是在局域网中完成，上下级之间的文件来往也直接从网上接收与上报；环境监测中空气、水、污染源也相继采用在线监测，所获大量的原始数据直接从通讯线路上传递；环保科研课题也以电子版的形式出现，其中还包括大型电子监测点位分布图、设计图等电子文件。其次，国家的发展、社会的进步、人民生活水平的提高、各行业的发展扩大，对环保档案的需求也越来越高，不再局限于本机关的利用，还要满足于政府决策，满足于相关单位、企业的利用；不再是提供本单位的几个数据、几张图纸，而是要求系统地查阅某一事项的前因及后果关系，打破了时间、地域、部门限制，从而系统成套地利用环保档案。第三，当前的社会发展突飞猛进，政府要做出符合实际又积极的决策，就要了解过去，面对现实，预测未来。及时、准确地向政府提供所需要的环境保护档案信息，以便于政府迅速做出正确的决策，是环保部门新时期的新任务。[1]
为适应环保档案事业的发展，更好地实现环保档案的各项职能，单凭传统的档案管理方法是远远不够的。应用现代化管理方法是适应环保档案工作转轨变型的迫切需要，随着改革的不断深入和市场经济的建立，环保档案管理工作也随之转轨变型，主要表现在环保档案管理工作由过去的封闭半闭型、单一性向开放型、多面性转变；从一般保管查询向信息知识再生产转变；从档案信息的分散管理向网络化管理方面转变。因此迫切地需要把现代化管理方法应用到环保档案工作中去。[2]
2 存在问题
目前，环保档案工作还存在政策机制有待完善、基础能力不强、资源保障不足、队伍培养不力、专业水准不高和开发应用不够等问题。
2.1 档案工作发展极不平衡
目前，环境保护机构由于受职权、资金、场地、人员紧张、管理制度薄弱的影响，导致各环保单位档案工作的发展极不平衡，进而使得人们对档案管理工作的重要性和意义认识不足，在日常工作中不注意环保档案资料的收集和整理。在实践中，一些有财力作保障的单位可以投入几万甚至十几万改善和加强档案室的软硬件设施建设，实现档案工作的规范化、标准化;而有些单位连最基本的档案保管条件都无法保证。这是造成环保单位档案工作不能在同一水平线上均衡发展的主要原因。
2.2 档案人员的素质难以适应档案管理的要求
逐步建立健全起来的档案管理各项规章制度，使档案工作无论在管理方法还是在档案文件的形成、收集、管理、保管、利用、编研等方面都有章可循。但是，在环保部门档案管理人员中，尤其在基层环保部门，却存在“三多一少”的现象，即非档案专业毕业的多、兼职的多、没有参加过专业培训的多，系统掌握档案管理、信息技术的复合型人才极为缺乏；而且，档案人员往往身兼数职；此外，老档案员相继离岗后，新任人员还较缺乏管理方法和经验。最重要的是，计算机技术、缩微技术、网络技术等现代化科学技术在档案工作中的逐步推广应用，也给进一步做好档案管理工作带来了新的挑战。[3]
随着环境保护事业的迅速发展和环境问题研究的不断深入，对于环境问题研究的文献资料也在大量增加。其文献具有内容丰富、类型复杂、综合交叉、载体多样化等特点，为环保管理的现代化提供了丰富的“食粮”，同时又给广大科技人员的查阅和科技情报管理机构带来了一定的困难，文献的增长率已超出了人们将它妥善处理的能力和条件，大量的文献未能进人正常的渠道。
2.3 环保档案管理系统分散，加工处理效率较低，收集系统和使用效益较差
因没有统一要求和严格的规范管理，有些科研人员忽视了科研文件材料的形成、积累、整理和归档是科研的一部分。科研论文，报告出来了归档，但其他材料及原稿却未附上。另外，由于靠层层上报汇总，缺乏管理，满足于报数据，造成信息分散，系统不配套。没有建立有效的综合分析手段和方法，信息资源不能共享等问题，大大降低了档案效益发挥。
3 主要对策与措施
要做好环境保护机关档案管理工作，首先要按照国家有关档案工作的法律法规的要求进行机关档案工作的组织管理，确保机关档案机构职能的顺利实施和机关档案工作的顺利开展[4-6]。此外，建立和完善环保档案工作机制，重点探索建立依法管档机制，规范工作运行机制、干部培养机制、区域交流机制、业务指导和监督机制以及建立开发、编研和应用的资源共享机制，为环保档案工作更好地服务于探索环保新道路提供有力保证。
3.1 依法建档，提高档案意识
各部门和单位的主要领导要坚持依法治档，要在机关大力宣传建立档案的重要性和必要性，把环保档案工作提上重要日程。运用机关档案工作中的正反事例，不断提高机关工作人员对档案重要性的认识，增强他们依法建档的法制观念，努力为本机关抓好建档工作营造一个良好的氛围。
3.2 创新思路，提高档案管理水平
档案工作思路创新可使档案管理工作充满生机和活力，档案工作管理模式的创新是提高档案工作效率的有效途径，档案工作管理机制创新是档案工作发展的动力。要创新档案工作思路和管理模式，就要解决好主动服务、开放服务的问题，搞好提前预测、事中参与和事后服务。用创新的工作思维去解决工作中的新问题。[7]
3.2.1 加强宣传、提高认识，争取领导重视 各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。一要争取全社会的大力支持，提高全民特别是各级领导的档案意识，营造一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
3.2.2 夯实基础，做好档案基础工作 档案人员要了解库藏档案内容，清楚档案成份的构成、档案的门类、档案的分类、载体形式、保存期限、存放位置及查找方法。
3.2.3 加强管理，制订办法，狠抓制度落实 要搞好档案管理，就要对产生的文书档案从收集、归档到移交档案室实行统一管理，制订一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。要对档案的日常保管、借阅、利用等作出明确规定，依法进行管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保文书档案的质量。
3.2.4 注重进室（档案室）档案质量 避免无价值档案进室 档案在进室之前，已多次涉及到鉴定工作。一是档案室人员在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定；二是档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到鉴定；三是档案室接收之前对案卷进行过检查。为保证档案进室质量，应提高立卷人员业务素质；在指导检查环节，应将案卷质量作为重点之一，及时监督立卷人员改正问题；在档案室接收前的检查环节，更应当注重档案内在质量，特别是保管期限划分正确与否，将无长期保存价值的档案解决在进室之前。
3.2.5 改革现行文书档案保管期限表，以便于鉴定操作 一是调整不合理的保管期限，如原保管期限表中，组织关系介绍信、下级报送文件等保管期限划分偏高，进室后多数无人问津，占用了库房，又为鉴定工作增添了负担。二是从档案角度制订文书档案保管期限表，如果仅从一个单位角度划定保管期限，必然会导致档案室各宗档案的重复，这些问题如不在立卷划定保管期限时解决只靠进室后档案室鉴定剔除，难度相当大。三是保管期限划定要明确。
4 做好档案利用过程中的保密监督工作
4. 1制度建设
档案利用规章制度一般有阅读制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。
4.2 队伍建设
担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质包括政治素质、业务素质、文化素质。此外，还要有较强的工作能力和敏锐的观察能力，善于做档案利用者的工作，能独立处理档案利用中出现的问题。
因此，档案管理人员要坚持不断地学习，紧跟社会经济高速发展的时代要求，不断提高档案管理水平。
4.3 监督措施
在档案利用中，要根据利用对象的不同，加强重点监护，以保证档案的完好无损。为此，档案管理人员要做到“四勤”，即嘴勤、眼勤、手勤、脑勤。发现问题及时处理，对于损毁档案较为严重的违法行为，应报告有关部门，以便及时查处，挽回损失。
5 利用信息技术，做好环保档案现代化管理工作
在信息高速发展的今天，计算机的发展应用已成为趋势，同时也为环保档案现代化管理的发展提供了一个新的机遇。我们一定要充分抓住这个时机，珍惜机遇，用好机遇，将现代科学的管理思想、方法、技术和手段用于环保档案的管理，使档案管理现代化水平有很大提高，为加快促进环保档案的现代化共同努力，使环保档案事业在为社会主义现代化服务中得到更快更好的发展。
5. 1建立计算机检索系统
就是将计算机中存储的档案文件，按照利用者要求找出信息，提供利用。要充分利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时可利用计算机进行检索，以提高工作效率。
5.2 建立计算机编目系统
就是把档案的形成单位、编号、入库时间、在库房存放位置、保管期限、密级等项目以一定格式用计算机存储起来，编成各种目录和索引，它具有一次加工输入可多方面利用的优点。
5.3 建立计算机借阅管理系统
它具有对借阅、查找、准确、迅速地记录和注销各种数据的功能。可在档案室中设立计算机终端，供检索借阅之用，利用者把自己的查阅证号码和所需档案号码通过终端键盘告诉计算机，计算机可以立即告诉利用者能否查到所需档案，此后计算机把信息传输到相应库务，就可以很快把所需档案从库房送到利用者手中。
5.4 认真做好电子档案的管理工作
在加强电子档案收集的同时，做好电子档案的备份，确保电子档案的安全。对档案的安全采取预防为主、防救结合的方针，要切实做到档案管理与档案安全一起抓。
5.5 切实加强领导，努力开创环保档案工作新局面
要坚持正确的用人导向，用事业留人、待遇留人、感情留人。每一个工作岗位都是干事创业的舞台，有作为就有地位，有付出就有收获。
6 展望
总之，档案是社会的财富、历史的记忆，档案工作是用科学的原则和方法来管理档案，是—项“功在当代，利在千秋”的事业。档案室不单纯是保管档案的场所，也是组织档案信息交流的中心，是保证档案能够得以安全保管和传延下去的组织形式，是环保工作和社会各方面获取环保信息的宝库。
在信息高速发展的今天，计算机的发展应用已成为趋势，同时也为环保档案现代化管理发展提供了一个新的机遇。我们一定要充分抓住这个时机，珍惜机遇，用好机遇，将现代科学的管理思想、方法、技术和手段用于环保档案的管理，使档案管理现代化水平有很大提高，为加快促进环保档案的现代化共同努力，使环保档案事业在为社会主义现代化服务中得到发展。
参考文献
[1] 浅谈环保档案如何适应现代化管理.宁波市档案馆馆藏期刊(4).2007.12.
[2] 环保档案现代化的问题与数字化管理.2010.NO.07.
[3] 浅议如何使档案在环境保护中发挥更大的作用.2010,1百科论坛.
[4] 李英杰.改革环保档案工作的探讨[J].环境监测管理与技术,1997:4-15.
[5] 陈德萍,孙美霞,尚新生.浅谈环保档案的现代化管理[J].山东环境,1999:65-67.
[6] 张德慧.加强环保档案管理促进环保事业发展[J].内蒙古环境保护,1999,4.
[7] 张宝宝.提高环保档案工作管理水平[J].福建环境,1996:18-20.
作者简介：邓泽华（1965-），女，助理工程师，从事档案管理工作。
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